Oleh: Ulul Albab

GUNUNG meletus memang tidak bisa dijadwalkan. Tetapi cara menghadapi dampaknya seharusnya bisa direncanakan. Erupsi Anak Krakatau memberi pelajaran penting bagi industri umrah Indonesia. Ketika penerbangan terganggu, persoalannya segera merambat ke mana-mana: jamaah tertahan, hotel harus diperpanjang, konsumsi bertambah, jadwal kepulangan berubah, keluarga di rumah cemas, sementara PPIU harus mencari informasi dari berbagai arah.

Kita para penyelenggara kemudian sibuk berkoordinasi. Pertanyaannya: mengapa koordinasi baru menjadi sangat intensif setelah krisis terjadi? BMKG mempunyai sistem pemantauan. Pemerintah menyiapkan bandara alternatif. Maskapai mempunyai prosedur keselamatan penerbangan.

Lalu bagaimana dengan industri umrah? Apakah kita sudah mempunyai protokol krisis bersama yang dapat langsung bekerja ketika keadaan darurat terjadi? Bukan sekadar nomor WhatsApp darurat. Bukan pula grup percakapan yang mendadak ramai ketika masalah muncul. Yang dibutuhkan adalah sebuah “Disaster Management System.”

Sistem itu bekerja sejak sebelum krisis: Early Warning → Command Center → Passenger Mapping → Airline Coordination → Accommodation → Family Information → Alternative Routing → Recovery.

Bayangkan ketika sebuah gangguan besar terjadi, Asosiasi penyelenggara umrah dalam hitungan menit mengetahui berapa jamaah anggotanya yang terdampak, berada di mana, menggunakan maskapai apa, kapan seharusnya pulang, siapa petugas yang mendampingi, dan bantuan apa yang paling mendesak. Informasi tidak lagi dicari setelah masalah membesar. Informasi sudah tersedia sebelum keputusan harus dibuat.

Saatnya Asosiasi Memiliki Crisis Management Center

Inilah momentum semua asosiasi membangun “Crisis Management Center.” Bukan untuk mengambil alih tugas pemerintah. Bukan pula menggantikan tanggung jawab PPIU atau maskapai. Justru untuk menghubungkan semuanya ketika keadaan tidak normal.

Pusat ini dapat menjadi simpul koordinasi antara DPP, DPD, anggota, Kemenhaj, maskapai, bandara, perwakilan Indonesia dan mitra di Arab Saudi. Di dalamnya tersedia early warning system, basis data jamaah terdampak, protokol komunikasi keluarga, jalur eskalasi masalah, hingga prosedur pemulihan pascakrisis.

Dan sistem tersebut jangan menunggu musibah berikutnya untuk diuji. Lakukan simulasi. Tetapkan siapa memimpin. Tentukan siapa menghubungi siapa. Pastikan setiap DPD dan PPIU memahami prosedurnya.

Sebab dalam manajemen bencana ada satu prinsip: bahwa Krisis memang datang tanpa undangan. Tetapi organisasi yang matang tidak pernah menyambutnya tanpa persiapan.

Banyak asosiasi yang sudah lama berdiri. Sudah dewasa. Mungkin salah satu tanda kedewasaan itu adalah keberanian beralih dari sekadar merespons krisis menjadi siap sebelum krisis. Karena jamaah tidak membutuhkan kepanikan yang terorganisasi. Mereka membutuhkan organisasi yang sudah siap sebelum kepanikan terjadi. (*)

~Ulul Albab, Ketua Bidang Penelitian dan Pengembangan DPP AMPHURI